सेवा पुस्तिका से लेकर शैक्षणिक योग्यता तक पूरी जानकारी… एक क्लिक पर

• कर्मचारियों का रिकॉर्ड होगा डिजिटल

भोपाल/बिच्छू डॉट कॉम। मप्र सरकार प्रशासनिक प्रबंधन को पूरी तरह से डिजिटल बनाने की दिशा में एक और बड़ा कदम उठाने जा रही है। प्रदेश में सात लाख से ज्यादा अधिकारी-कर्मचारियों का पूरा सेवा रिकॉर्ड अब ऑनलाइन उपलब्ध होगा। इसके लिए सरकार इलेक्ट्रॉनिक ह्यूमन रिसोर्स मैनेजमेंट सिस्टम (ई-एचआरएमएस) लागू कर रही है। यह सिस्टम कर्मचारियों से जुड़े सभी प्रकार के दस्तावेजों, सेवाकालीन सूचनाओं और व्यक्तिगत विवरणों को डिजिटाइज्ड रूप में सुरक्षित रखने का एक अत्याधुनिक माध्यम है। सामान्य प्रशासन विभाग की ओर से मंत्रालय में सभी विभागों की स्थापना शाखा से जुड़े अधिकारियों-कर्मचारियों को पिछले दिनों प्रशिक्षण दिया गया है, जिसमें समझाया गया कि ई-एचआरएमएस क्या है, यह कैसे काम करता है और इसमें कर्मचारियों का डेटा किस प्रकार दर्ज किया जाएगा। सरकार का मानना है कि वर्तमान में बड़े स्तर पर कर्मचारियों के रिकॉर्ड को मैनुअल फाइलों में संभालना चुनौतीपूर्ण है। कई बार प्रमोशन, तबादला, सेवा पुस्तिका, शैक्षणिक योग्यता, मूल निवासी प्रमाण, अनुभव, विशेष कौशल एवं विभागीय कार्रवाई से संबंधित सूचनाएं एक जगह उपलब्ध नहीं होतीं, लेकिन ई-एचआरएमएस लागू होने के बाद यह समस्या समाप्त हो जाएगी। सभी कर्मचारियों का पूरा रिकॉर्ड-सेवा पुस्तिका, नियुक्ति तिथि, पदस्थापना, प्रमोशन, तबादले, प्रशिक्षण, शैक्षणिक योग्यता, मूल निवास, जाति प्रमाणपत्र, वेतन संरचना, विशेष योग्यता जैसी सभी जानकारियां एक स्थान पर डिजिटल रूप में उपलब्ध होंगी। यह डेटा एक क्लिक पर उपलब्ध होगा, जिससे प्रशासनिक निर्णय लेने में तेजी आएगी।
कैसे काम करेगा ई-एचआरएमएस ?
ई-एचआरएमएस एक क्लाउड आधारित डिजिटल प्लेटफॉर्म है, जहां कर्मचारी का पूरा रिकॉर्ड डिजिटल सर्विस बुक के रूप में संग्रहित होगा। संबंधित विभागों के अधिकृत अधिकारी यहां कर्मचारी का डेटा दर्ज करेंगे और अपडेट करेंगे। यह सिस्टम जॉइनिंग व नियुक्ति प्रक्रिया, पदोन्नति की प्रविष्टियां, स्थानांतरण का रिकॉर्ड, विभागीय प्रशिक्षण और परीक्षाएं, सेवानिवृत्ति आदि से संबंधित प्रक्रियाओं को स्वचालित करेगा। पारंपरिक कागजी व्यवस्था में फाइल, कागज, स्टोर रूम, फाइलिंग कैबिनेट, रख-रखाव जैसी वस्तुओं पर हर साल भारी खर्च होता है। ई-एचआरएमएस लागू होने के बाद सरकार को इन संसाधनों पर खर्च कम करना पड़ेगा। मप्र सरकार पहले ही ई-ऑफिस, ई-अटेंडेंस और अन्य डिजिटल सिस्टम लागू कर चुकी है। ई-एचआरएमएस इसी कड़ी का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है।
जरूरत पडऩे पर एक क्लिक पर मिलेंगे योग्य कर्मचारी
सामान्य प्रशासन विभाग के अधिकारियों का कहना है कि कई बार सरकार को किसी विशेष अभियान, परियोजना या तकनीकी कार्य के लिए विशेष योग्यता वाले कर्मचारियों की जरूरत होती है। अभी यह जानकारी जुटाने में समय लगता है, लेकिन ई-एचआरएमएस की मदद से यह कार्य काफी सरल और तेज हो जाएगा। उदाहरण के तौर पर यदि सरकार को किसी अभियान, परियोजना विशेष के लिए कंप्यूटर विशेषज्ञ, इंजीनियर, विधि के जानकार या अन्य किसी विशेषज्ञता वाले कर्मचारी की जरूरत है, तो यह सभी विवरण तत्काल उपलब्ध हो जाएगा।
-यह है ई-एचआरएमएस का मुख्य उद्देश्य
मैनुअल फाइलों की जगह डिजिटल रिकॉर्ड के माध्यम से पारदर्शिता लाना।
प्रक्रियाओं में मानवीय हस्तक्षेप कम करना, जिससे त्रुटियों की संभावना घटे।
निर्णय प्रक्रिया को तेज और कुशल बनाना।
विभागों के बीच सूचनाओं का त्वरित आदान-प्रदान करना।
-कर्मचारियों को मिलेगा यह फायदा
कर्मचारी कहीं से भी अपना रिकॉर्ड ऑनलाइन देख सकेंगे।
फाइल खोने, पन्ने फटने या अपूर्ण जानकारी जैसी समस्याओं से मुक्ति मिलेगी।
जब कर्मचारी का पूरा रिकॉर्ड डिजिटल हो जाएगा, तो प्रमोशन, वेतनमान संशोधन और स्थानांतरण की प्रक्रिया काफी सरल और तेज हो जाएगी।
सेवा पुस्तिका से जुड़ी गड़बडिय़ों की शिकायतें काफी कम होंगी।
-प्रशासनिक दक्षता में बड़ा सुधार
डिजिटल डेटा होने से विभागीय कार्यों की गति बढ़ेगी।
फाइलों को ढूंढऩे में लगने वाला समय बचेगा।
वरिष्ठ अधिकारियों को तैनाती, रिक्त पद और मानव संसाधन वितरण पर रियल टाइम रिपोर्ट मिलेगी।